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Cos’è un telefono VoIP e come attivarlo

Tempo di Lettura: 4 Minuti
attivare voip

1. Introduzione al VoIP

       1.1 Definizione del VoIP

       1.2 Vantaggi del VoIP per le aziende

       1.3 Panorama attuale del VoIP nelle aziende

2. Caratteristiche tecniche dei telefoni VoIP

       2.1 Funzionamento dei telefoni VoIP

       2.2  Tipologie di telefoni VoIP

       2.3 Caratteristiche avanzate dei telefoni VoIP

3. Implementazione telefono VoIP in azienda

4. Conclusione

Introduzione al VoIP

Definizione e Storia del VoIP

Il VoIP (Voice over Internet Protocol) è una tecnologia che sfrutta la rete internet per le comunicazioni vocali, che ha cambiato radicalmente il mondo delle telecomunicazioni. Nata negli anni ’90, si è diffusa grazie ai progressi tecnologici, offrendo vantaggi significativi a livello aziendale, come minori costi di chiamata e infrastrutture più flessibili.
Le grandi aziende hanno adottato il VoIP per collegare le proprie sedi, ottimizzando la larghezza di banda e introducendo servizi innovativi. Dall’inizio degli anni 2000, con l’espansione delle connessioni a banda larga, la telefonia VoIP aziendale ha conosciuto un boom indiscutibile, diventando una soluzione sempre più adottata in ambito business, per le sue tariffe convenienti e funzionalità avanzate.

Vantaggi del VoIP per le Aziende

Per le aziende, il VoIP rappresenta una soluzione innovativa, che permette la riduzione dei costi di telecomunicazione grazie a proposte con traffico telefonico nazionale flat e tariffe internazionali decisamente convenienti.
È inoltre estremamente scalabile, adattandosi facilmente alle esigenze di aziende in crescita. Il VoIP consente di espandere la rete telefonica oltre i confini fisici delle linee tradizionali, aumentando la flessibilità operativa. Puntare su soluzioni VoIP, che integrano linee telefoniche e centralini moderni, consente di accedere a funzioni
intelligenti che migliorano l’efficienza dei processi aziendali.

Panorama attuale del VoIP nelle Aziende

Il VoIP in Italia sta radicalmente trasformando la comunicazione. Con l’abbattimento dei costi operativi le aziende possono risparmiare fino al 75% sulle spese di comunicazione.
La diffusione capillare delle connessioni a banda larga, fondamentali per un’adeguata qualità voce, e l’aumento dei costi nel settore analogico, hanno portato le aziende a superare lo scetticismo iniziale verso le potenzialità del mondo VoIP.
La pandemia ha ulteriormente accelerato questa rivoluzione, spingendo verso un uso più esteso delle soluzioni VoIP, migliorando l’efficienza organizzativa e la produttività. Le piattaforme moderne, sia hardware che cloud, con la loro facilità di programmazione e scalabilità, rendono il VoIP una scelta sempre più popolare tra le aziende, che cercano di ottimizzare le loro comunicazioni in un contesto di crescente digitalizzazione. 

Caratteristiche Tecniche dei Telefoni VoIP

Funzionamento dei Telefoni VoIP

I telefoni VoIP si collegano sulla lan aziendale tramite cavo dati e switch. In ambito aziendale è sempre presente un centralino fisico o virtuale che ne regola il funzionamento, abilitando funzionalità di diversa tipologia. Una volta configurati con il numero interno i telefoni VoIP lo mantengono anche se spostati in postazioni differenti. Sfruttando la tecnologia Voip, i telefoni IP convertono la voce in dati digitali, che vengono poi trasmessi via internet. Questo processo assicura una qualità del suono superiore e una maggiore affidabilità rispetto alla telefonia tradizionale. 

Tipologie di Telefoni VoIP

Esistono diverse tipologie di telefoni VoIP, da quelli hardware di differente design e stile, simili ai telefoni tradizionali, ai soft-phone ovvero applicazioni software utilizzabili
su computer o device mobili, a cui si accede tramite apposite credenziali.

Caratteristiche Avanzate dei Telefoni VoIP

I telefoni VoIP offrono numerose funzionalità avanzate, come videochiamate, audio-conferenze, trasferimento di chiamata, stato di presence.

Implementazione del VoIP in Azienda

La transizione al VoIP in un contesto aziendale richiede un’attenta pianificazione e implementazione. Ecco alcuni scenari chiave per la configurazione e l’installazione del centralino e dei telefoni VoIP:

1. Valutazione dell’infrastruttura di rete
● Rete LAN esistente: valutazione della capacità della rete aziendale esistente, sia a livello passivo che attivo, per supportare la Tecnologia VoIP.
● Aggiornamento Rete LAN: in alcuni casi potrebbe essere necessario aggiornare l’infrastruttura di rete per garantire le prestazioni del VoIP, come l’installazione di switch di rete.

2. Valutazione della connettività internet
● Connettività esistente: identificazione della tipologia di connessione, della larghezza di banda disponibile, di eventuali indirizzi IP pubblici statici, della qualità del servizio (QoS) e della sicurezza della rete.
● Adeguamento della connettività: in alcuni casi potrebbe essere necessario potenziare la connessione internet per garantire comunicazioni voce fluide e chiare e servizi aggiuntivi (es. videoconferenze) performanti.

3. Installazione del Centralino VoIP
In base alla tipologia di Centralino VoIP da installare cambiano gli elementi da valutare. I possibili scenari sono i seguenti:
Soluzione Fisica: un centralino VoIP hardware richiede un’analisi
dell’infrastruttura di rete LAN capillare. Dovrà essere valutata attentamente la rete lan esistente così come la disponibilità di indirizzi IP pubblici statici.
Soluzione Cloud: in questo caso non sarà installato nessun dispositivo hardware presso il cliente, ma solo elementi software. Dunque non è necessaria nessuna info sulla rete LAN dell’azienda. Sarà necessario valutare attentamente la
connettività che deve essere adeguata a garantire connessione stabile con il cloud.

4. Configurazione del Centralino VoIP
Dopo aver analizzato l’infrastruttura LAN e la connettività esistenti si procede con la configurazione del centralino VoIP aziendale, implementando le seguenti fasi.
Anagrafica e Servizi UC&C: Creazione dell’anagrafica utenti e assegnazione dei Servizi UC&C in base a profili e ruoli, per una comunicazione interna e efficiente.

Indirizzamento Chiamate in Entrata e in Uscita: Programmazione dell’indirizzamento delle chiamate in base alle aree lavorative (ufficio tecnico/commerciale/amministrativo). Abilitazione delle chiamate uscenti
configurate secondo le mansioni dei dipendenti.
Configurazione IVR: Programmazione dell’IVR ( Interactive Voice Response ) con messaggi di cortesia personalizzati per fasce orarie, che guidano i chiamanti attraverso menu vocali e forniscono informazioni rilevanti, che migliorano l’esperienza del cliente. Questa configurazione complessiva personalizzata è la chiave per un sistema VoIP efficiente e intuitivo, che ottimizza le comunicazioni aziendali.

5. Installazione dei Telefoni VoIP
L’installazione e attivazione dei telefoni VoIP risulta semplificata rispetto ai telefoni tradizionali. Il telefono VoIP può essere software (soft-phone) o hardware. I telefoni hardware possono essere necessari per ambienti di ufficio, mentre i soft-phone sono adatti per lavoratori remoti o mobili e supportano brillantemente lo smart-working. In caso di dispositivo fisico può essere pre-configurato e spedito al cliente finale, che sarà poi seguito da remoto per completare la programmazione personalizzata. In caso di soft- phone l’installazione è totalmente da remoto.

Conclusione

Scegliere un fornitore affidabile come Gruppo Floris è fondamentale. Il nostro approccio consulenziale garantisce soluzioni personalizzate e adattabili, che risponde alle esigenze di comunicazione delle aziende moderne.

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