L’importanza del File Server aziendale

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Cosa è il file server

Il  file server aziendale rappresenta  lo spazio di archiviazione centrale a cui hanno accesso i vari device aziendali, che consente ai tuoi collaboratori, collegati in rete, di archiviare e  collaborare direttamente su file e cartelle.
Si tratta dunque di un archivio di documenti elettronici che possono essere consultati in qualsiasi momento dagli utenti autorizzati, grazie alla configurazione di  policy aziendali rese esecutive dall’amministratore del server, per regolamentare i permessi degli utenti che, in base al ruolo, potranno visualizzare, aggiungere, modificare o cancellare i file dati.

 

 

I compiti del file server

Tra le prerogative principali di un File Server spicca sicuramente quella di essere il componente informatico principale della rete aziendale, con compiti di elaborazione e gestione del traffico dati che fornisce, a livello logico e fisico, un qualunque tipo di servizio ad altre periferiche aziendali  (PC/Stampanti/etc.,) tipicamente chiamate clients, che ne fanno richiesta attraverso una rete di computer.
Volendo semplificare  il concetto il File Server è il PC che fornisce i servizi a tutta l’azienda.

 

Come si compone un file server

È composto da due parti.
La prima è la componente hardware: un server deve avere determinati requisiti  per rispondere alle esigenze aziendali.

• In primis deve avere una  memoria su disco rigido con  spazio sufficiente ad ospitare i file archiviati oltre che i vari  programmi nativi quali sistema operativo, software per il funzionamento dei client nonché  software aziendali usati nella quotidianità lavorativa.
• E’ indispensabile inoltre che il server disponga di una RAM e di un processore potente  in grado di  elaborare gli accessi  dei vari utenti a file e programmi in modo rapido ed efficiente.
  In base al numero di utenti  e alle necessità della tua azienda, i requisiti hardware possono cambiare e dunque potrai scegliere tra  un PC standard di qualità, oppure richiedere una configurazione speciale del server.

La seconda componente è software: ossia è necessario un programma idoneo a stabilire quali sono i vari  servizi aziendali e come vanno erogati .

 

I vantaggi del file server

I vantaggi che derivano dall’utilizzo di un File Server sono molteplici.
Tra i principali abbiamo:

1.   backup e database: avere un server ti permetterà di salvare tutti i tuoi dati su un unità centrale e di mantenerne una copia così, in caso di problemi sul tuo PC, potrai continuare a lavorare serenamente, senza dover impazzire per aver perso fatture, preventivi, contatti, o qualsiasi altro tipo di informazione lavorativa.

2.   organizzazione dei dati: i dati possono essere organizzati con criteri che ne semplificano la ricerca. Possono essere archiviati in base a criteri specifici che cambiano in base alle prerogative del  singolo business aziendale.
Vuoi salvare tutte le tue fatture su un’unica cartella? Vuoi distinguerle per anno? Potrai scegliere la soluzione per te più funzionale!

3.   organizzazione dei diversi livelli di accesso: grazie all’utilizzo di un file server potrai organizzare i livelli di accesso dei tuoi collaboratori stabilendo chi può avere accesso alla cartella X e chi alla cartella Y; in sostanza potrai eviterai confusioni inutili e potrai stabilire  monte chi potrà vedere cosa, il tutto in funzione della mansione lavorativa del singolo collaboratore aziendale.

4.   sicurezza: organizzando i criteri di accesso alle varie cartelle di rete potrai ridurre i rischi di propagare virus alla rete aziendale.

5.   condivisione delle risorse: banalmente, il server permette di ottimizzare l’utilizzo delle stampanti presenti in azienda. Per esempio, se hai  2  stampanti, potrai stabilire chi potrà usare la stampante A chi potrà usare la stampante B e chi dovrà avere i diritti per utilizzarle entrambi.

6.   collaborazione tra utenti: dato che il file è unico e si trova sul Server, in una certa cartella i diversi utenti dell’azienda potranno lavorare contemporaneamente sul file, evitando colli di bottiglia e copie diverse tra loro. Il fatto di poter contare su un sistema centralizzato , consente di  velocizzare i tempi  e favorisce la cooperazione tra le persone che non dovranno mandarsi tra di loro mail con il file allegato, modificarlo e poi rimandarlo.

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